Secretaresse Raad van Bestuur

De Tintengroep wil continu de kwaliteit van haar dienstverlening voor inwoners verbeteren. We blijven ons als organisatie ontwikkelen en vinden het belangrijk dat onze medewerkers de ruimte in tijd en middelen krijgen om dat ook te doen met hun eigen talenten. Ruim 700 gedreven mensen maken dagelijks het verschil voor de inwoners van onze gemeenten. Dat doen ze in Groningen, Drenthe, Friesland en Overijssel.
Dertien van onze lokale organisaties zijn gespecialiseerd in sociaal werk. Stichting Peuterwerk, Stichting Beheer Welzijn en Tinten Training & Advies maken ook onderdeel uit van onze groep. Onze lokale organisaties werken nauw samen met hun opdrachtgevers en ketenpartners. En al heeft elke lokale organisatie zijn eigen karakter en kleur, we werken allemaal vanuit dezelfde kernwaarden. Samen zijn we verbindend, professioneel en ondernemend.

Tinten is per februari op zoek naar een enthousiaste

Secretaresse Raad van Bestuur
28 uur per week

Als Secretaresse Raad van Bestuur ben je onderdeel van het bestuurssecretariaat en ondersteun je de bestuurder van de Tintengroep in de dagelijkse gang van zaken.

Wat ga je doen?

Je bent het eerste aanspreekpunt van de bestuurder voor in- en externe relaties. Je handelt telefoon- en emailverkeer voor de bestuurder zoveel mogelijk naar eigen inzicht af en bewaakt de follow-up ervan. Je beheert en bewaakt zijn agenda en ontvangt bezoekers.
Daarnaast beoordeel je inkomende post/stukken op het belang van overleg of besluitvorming. Waar mogelijk handel je deze af.

Je bent verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning bij bestuurs-/directievergaderingen en andere overleggen. Zo stel je agenda’s op, notuleer je bij bijeenkomsten, maak je verslagen en/of samenvattingen en neem je acties die nodig zijn om de voortgang van de gemaakte afspraken te bewerkstelligen. Ook bereid je (beleid)notities voor door het ordenen, selecteren, bewaken en verwerken van relevant materiaal.

Tevens ben je verantwoordelijk voor het opstellen en verwerken van correspondentie en draag je zorg voor de ondertekening van stukken zoals: arbeidsovereenkomsten, huurcontracten, offertes en verwerkingsovereenkomsten.

Je coördineert de jaarlijkse opleiding voor managementassistenten. Daarnaast organiseer je vergaderingen met alle managementassistent binnen de Tintengroep en zit je deze vergaderingen voor. Je coacht collega’s en werkt nieuwe managementassistenten in. Daarnaast bied je administratieve ondersteuning bij werving en selectieprocedures

Het organiseren van congressen, medewerkersbijeenkomsten en uitjes behoort tevens tot jouw takenpakket.

De standplaats van de functie is Gieten.

Wie ben jij?

Je bent een enthousiaste en gedreven collega met een proactieve en ondernemende houding. Je vindt het leuk om in een dynamische omgeving te werken, bent gewend om onder tijdsdruk te presteren en je weet dat geen dag hetzelfde is. Je bent dan ook stressbestendig en flexibel. Door jouw ervaring heb je een grote mate van zelfstandigheid en daarnaast een hoog verantwoordelijkheidsgevoel. Door jouw gestructureerde manier van werken weet jij overzicht te creëren en te bewaken.

Je hebt het talent om goed te organiseren. Je werkt nauwkeurig, bent oplettend en hebt een resultaatgerichte manier van werken. Je bent scherp op het leveren van kwaliteit, durft kritisch te zijn en staat stevig in jouw schoenen. Daarnaast heb je uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden voor het communiceren op verschillende niveaus.

Wat neem je mee?

  • Hbo werk- en denkniveau
  • Minimaal een aantal jaren ervaring in een soortgelijke functie op bestuursniveau
  • Goede kennis van diverse ondersteunende programma’s zoals Word en Excel, Outlook, PowerPoint
  • Ervaring met complex agendabeheer
  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden
  • Analytisch vermogen
  • Flexibiliteit en stressbestendigheid; prioriteiten kunnen stellen
  • Integriteit bij het verwerken van vertrouwelijke gegevens
  • Ordelijkheid en nauwkeurigheid voor het op de juiste wijze verwerken van een diversiteit aan gegevens
  • Omgevingsgerichtheid

Wat krijg je ervoor terug?

  • Een ontwikkelingsgerichte en ondernemende organisatie die haar medewerkers de kansen en de ruimte biedt om zich te blijven ontwikkelen
  • Een afwisselende functie binnen een organisatie die volop in beweging is. Binnen onze open bedrijfscultuur is veel ruimte voor initiatief en ideeën – enthousiast meedenken wordt altijd gewaardeerd
  • Een arbeidsovereenkomst per februari voor de duur van een jaar, met een mogelijkheid tot verlenging
  • Salariëring en rechtspositie conform de CAO Sociaal Werk, salarisschaal 7 (€2.501 - €3.494 op basis van een fulltime dienstverband)
  • Een individueel keuzebudget en loopbaanbudget conform de CAO Sociaal Werk
  • Een reiskostenvergoeding
  • Interne doorstroommogelijkheden binnen de Tintengroep
  • Collectiviteitskorting bij een aantal verzekeringsaanbieders
  • Een organisatie die erkend is als mantelzorgvriendelijke werkgever

De procedure

Mocht je vragen hebben over de functie dan kun je bellen met Johan Brongers, Bestuurder op 20 december om 09.00 uur en op 23 december om 16.00 uur via (088) 0305 100.

Geïnteresseerd geraakt in deze functie? Klik dan op onderstaande knop ‘direct solliciteren’. Reageren kan tot en met 9 januari 2022.
De eerste gesprekken vinden plaats op 13 januari, de tweede gesprekken op 17 januari 2022.

De vacature zal zowel in- als extern gelijktijdig uitgezet worden, waarbij interne kandidaten voorrang hebben. Het inwinnen van een referentie is standaard onderdeel van de sollicitatieprocedure.
 
Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.